入退室管理システムとは？重要性や認証方法、重要な要素を紹介

企業には厳重に管理すべきものがたくさんあります。入退室管理システムは、建物や施設への出入りを管理することで不正な侵入を防ぎ、施設内の安全を高めます。外部侵入を防ぐだけでなく、内部の者による情報の持ち出しを防ぐ目的でも注目されています。

入退室管理システムを導入すると、いつ・誰が・どのくらいの時間滞在していたのかがわかるため、機密情報や個人情報管理の強化が可能です。また、鍵を使わない入退室管理システムを導入することで、鍵の紛失・盗難、鍵の複製による部外者の侵入を防ぐことも可能です。

働き方改革関連法により労働安全衛生法も改正され、健康管理を目的に労働時間の把握が義務付けられました。
厚労省の解釈では、労働時間の把握は「客観的な記録」により行うものとされています。
入退室管理システムを導入すると、いつ・誰が・どのくらいの時間オフィス内に滞在していたのかわかるため、
出退勤や入退室の時刻が記録され、従業員個人の出退勤や入退室の時刻を客観的に把握することが可能です。

生体認証（バイオメトリクス認証）による入退室管理システムは、人が生来持っている指紋や顔などの情報を登録データと照合し、入退室を行うシステムです。生体認証は種類も豊富で、指紋認証や静脈認証、虹彩認証、顔認証などがあります。顔認証をはじめ高性能な認証システムを導入することで、
「なりすまし」の防止に繋がります。

※人の顔は”個人情報”と定義されます。データの取り扱いやプライバシーに十分配慮が必要です。

ICカード認証による入退室管理システムは、カード内に埋め込まれたICチップによって個人を認証し解錠する方法です。扉にカードリーダーを設置し、ICカードをかざすことで解錠します。
カードリーダーにかざすだけで入退室ができるため、誰でも使いやすく高速な認証方法といえます。
一方で、貸し借りや盗難による悪用など、セキュリティ的なリスクがある点はデメリットといえます。

データ管理方法「オンプレミス型/クラウド型」

ゾーニングとは部屋や区域の重要度に応じて、入室出来る人物を仕分けることを目的に行われるエリア分けの作業です。オフィスのセキュリティ対策ゾーニングは、単に物理的なスペースの区分けだけでなく、曜日や時間帯、情報セキュリティ管理の観点からも重要な要素です。適切なゾーニングを確立することで、守りたいモノへのアクセスを制限し、不正な侵入や不必要な接触を防ぐことで、施設内の安全を高めます。

セキュリティレベル０パブリックゾーン：エントランスホールやエレベーターなど
セキュリティレベル１共有ゾーン　　　：受付や応接スペースなど社外関係者が利用する場所
セキュリティレベル２ワークゾーン　　：執務室や会議室のある場所
セキュリティレベル３機密ゾーン　　　：特定の社員のみが入退室可能な場所

「入退室管理システム」は、守る対象となるモノや情報を守るため、それに誰が・いつ・どこで接したのか、記録することが目的です。その為、守る対象があるゾーンへの入室・退室を記録する必要があります。
認証装置を入室側/退室側それぞれに設置することで、入室時・退室時の記録を行うことが出来ます。

「共連れ」とは入室許可者がドアを開けたタイミングで、本来であれば立ち入りができない人が一緒に入室する行為のことです。共連れは情報漏えいのリスクやシステムの不正操作などの危険があるため、企業では共連れ防止対策が必須となります。カードリーダーを用いた入退室管理だけでは共連れの防止が難しいため、共連れ検知センサーやセキュリティゲート、監視カメラを同時に設置することで、共連れを防止することが出来ます。

入退室管理システムと人事管理システムを連携することにより、従業員の勤務時間が正確に把握できます。
タイムカードの押し忘れや事務処理による計算ミスも発生しません。月末の事務処理で把握していた時間外労働（残業時間）も、リアルタイムで可視化が可能となり慢性的な長時間労働を回避することができます。